Архивное дело России. Лёд тронулся?

Сегодня состоялось расширенное заседание Коллеги Архивного Комитета Санкт-Петербурга и заседание Общественного совета при Архивном Комитете Санкт-Петерубрга. В мероприятии приняли участие Руководитель Федерального архивного агенства Артизов А.Н., председатель Архивного комитета Штукова С.В., вице-президент Фонда «Возвращение» Петров Д.В. и многие другие.

Обсуждались результаты работы архивной отрасли города за 2013 года и планы на 2014 год.

В своём выступлении Д.В. Петров, избранный в декабре 2013 года заместителем председателя Общественного совета Архивного комитета, снова поднял известные проблемы архивного дела, а также возможные пути сближения архивистов и гражданского общества. Ряд предложений Фонда нашёл поддержку (создание открытых в Интернете некоторых баз данных архивных документов, нормативное толкование понятия «личной тайны» с целью уменьшения случаев необоснованных отказов в предоставлении исследователям документов, работа с гражданами с целью выявления у них ценных для истории Отечества документов и пр.).

Ниже приведены рабочие заметки с предложениями Фонда в адрес архивной отрасли Санкт-Петербурга — меры, которые необходимо распространять на всю Россию.

1. Введение дополнительных (региональных) критериев экспертизы ценности архивных документов.

Практика последних 20 лет архивного дела и особенностей интереса исследователей к архивным фондам показала, что целесообразно нормативно отразить два фактора, которые будут приниматься во внимание при проведении экспертизы ценности документов:

a. Возможный будущий генеалогический интерес к соответствующим документам.

Из этого, в частности, будет следовать невозможность отрицательного результата экспертизы ценности по личным делам (иным личным материалам, как-то: анкеты, биографии, личные карточки и т. п.) граждан, т.к. почти вся информация в них носит и родословный характер, может представлять интерес в генеалогических поисках. Важно учитывать, что такой интерес правомерно может появиться ПО ИСТЕЧЕНИИ 75-летнего срока временного хранения таких документов. С учетом этого, как практический результат принятия этого предложения предлагается в С-Петербурге все личные дела передавать на постоянное хранение.

Частным примером непередачи на постоянное хранение в госархивы подобных дел являются не только многочисленные уничтожения по истечении 75-летнего срока личных дел на предприятиях, но и, например, уничтожение личных дел в государственных структурах, как-то:

· призывников военкоматов (по достижении 29 лет призывником),

· офицеров запаса по достижении ими 75 лет.

Уже 2 призывника нашего города стали президентами России (не говоря о других выдающихся личностях из нашего города), и очевидно, что их призывные дела уже уничтожены. Не потеря ли это для истории Отечества? Не стоит ли архивному ведомству вмешаться в этот процесс и брать подобные документы на постоянное хранения или по меньшей мере, вести их оцифровку?

b. Невозможность дать достоверное суждение о научной ценности фондов ДО рассекречивания ДРУГИХ документов того же периода. Иными словами, от проведения экспертизы ценности документов по личному составу ДО рассекречивания всех иных документов за этот период необходимо воздерживаться. В противном случае, уничтожение сегодня архивного документа по результатам невключения его (по экспертизе) в состав Архивного фонда может повлечь невосполнимую для науки утрату. Последняя станет очевидной, когда через многие годы, наконец, будет рассекречен другой документ, находящийся в Архивном фонде РФ, из которого будет следовать, что ранее мы уничтожили важную часть общей исторической картины (например, уничтожили важную часть данных о биографии исторической личности, о которой до рассекречивания было мало известно).

Поясним на примере. Как можно терпимо относится к праву уничтожению («по результатам экспертизы ценности») по истечении 75-летнего срока временного хранения личных дел граждан России, если до сих пор полностью не открыты фонды ВЧК-ОГПУ-НКВД-МГБ-КГБ, а также РСДРП-ВКП (б)-КПСС и других организаций, из которых может следовать, что гражданин, чьи документы мы сегодня уничтожаем, сыграл в истории России намного большую роль, чем можно было представить до рассекречивания (не важно, о какой роли может идти речь: положительной или отрицательной). Более того, нет оснований для проведения такой «экспертизы ценности», если мы можем узнать об истинной ценности и значимости документа, ТОЛЬКО имея доступ к закрытым пока фондам.

С юридико-технической точки зрения, при определении сроков временного хранения документов могут быть сделаны нормативные оговорки, как-то: «но не ранее истечения __ лет после снятия грифов секретности с уголовных, административных дел, дел оперативного наблюдения и т. п. за соответствующий период»

Более того, в этой связи целесообразно ввести норму, в соответствии с которой будет отслеживаться и публиковаться самая ранняя дата существующих в городе архивных документов, с которых пока ещё не снят гриф секретности. Это позволит, историкам и обществу, в целом, понимать, например, что в России не осталось ни одного засекреченного документа ранее, как пример, 1925 года. Наличие таких данных, в свою очередь позволит определять значимость, ценность иных документов, в отношении которых проводится экспертиза.

Особо стоит обратить внимание, что тот факт, что если в силу высокой ответственности и профессионализма отдельных сотрудников архивов, пока личные дела с истекшим 75-летним сроком хранения в Санкт-Петербурге не уничтожались, это не означает, что не следует установить ЮРИДИЧЕСКИЕ гарантии невозможности уничтожения таких документов на уровне нашего города.

2. Прекращение уничтожения материалов судебных дел.

Данные вопрос относится, в большей степени, к ведению Росархива, т.к. федеральные суды, по всей видимости, - фондообразователи федеральных архивов. Тем не менее, учитывая более медленное решение вопросов на федеральном уровне, представляется, что именно архивисты Санкт-Петербурга могут внести лепту в спасение соответствующих материалов от безосновательного уничтожения на территории Санкт-Петербурга. Впоследствии положительная практика в этой сфере может быть передана на федеральный уровень.

Суть проблемы. На сегодняшний день решения и приговоры российских судов, наконец-то, стали относятся к документам постоянного хранения (еще недавно в СССР в течение длительного периода уничтожались многие судебные акты, особенно сталинского периода). Это, несомненно, движение в правильном направлении. Однако до сих пор продолжается советская политика в отношении ИНЫХ материалов ряда судебных дел.

Так, сегодня продолжают уничтожаться по истечении кратких сроков хранения (как правило, от 3 до 10 лет), в том числе следующие документы: иски, ходатайства, отзывы сторон, материалы, подтверждающие правомерность требований, промежуточные судебные акты, материалы судебных экспертиз, апелляционные, кассационные, надзорные и иные жалобы и пр. Порой судебное дело, благодаря этим документам, состоит из нескольких или многих томов.

Это означает, что как результат такой политики в области архивного дела, историки в будущем не смогут восстановить всю картину дела, дать свою оценку спорной ситуации, дошедшей до суда. Более того, такая практика совершенно не учитывает, что судьи на законных основаниях имеют право излагать судебное решение (приговор) более чем лаконично. И этим правом нередко пользуются.

Судебные дела (как гражданского, арбитражного, так и уголовного производства) должны сохраняться полностью. Исключения из этого правила могут быть, но должны отдельно обсуждаться, в первую очередь, не судебным сообществом (не имеющим интереса к завершенным судебным делам, но постоянно испытывающим дефицит помещений для временного хранения подобных архивных документов), а сообществом архивистов и историков.

Обращаем внимание, что сегодня в значительной степени на суды возлагается архивным законодательством несвойственная им функция хранения документов, в которых они уже не нуждаются в рамках своей деятельности. Именно это является одним из источников «экспертизы ценности» и таких «нормативных сроков временного хранения документов», утвержденных Судебным департаментом, в результате которых уничтожается важное архивное наследие России.

Предлагается совместно с Росархивом и с Судебным департаментом поднять вопрос о передаче такого рода дел, по общему правилу, целиком на постоянное хранение. Возможно создание механизмов, по которым эти материалы могут в С-Петербурге быть приняты на хранение региональных архивов или, по меньшей мере, оцифрованы.

3. Право родственников лиц, документы о ком подлежат уничтожению, безвозмездно получить эти документы себе в личные архивы (по истечении срока временного хранения).

В случае непринятия предложения, указанного в разделе № 1, о передаче документов по личному составу на постоянное хранение, целесообразно, по меньшей мере, предусмотреть в законодательстве право потомков лиц, чьи дела могут быть уничтожены, получить их безвозмездно в собственность.

В случае невостребования родственниками документов, не подлежащих включению в состав Архивного фонда, перед их утилизацией они могут быть предложены на продажу исследователям. Это даст шанс сохранить документы в частных архивных собраниях, и уверены, пополнит казну, недостаточно финансирующую архивное дело.

Следует особо обратить внимание, что в антикварных магазинах Спб уже появились в продаже личные дела граждан советского периода. Из этого следует, по меньшей мере, 2 вывода:

· На такие дела есть спрос, а значит, они могли бы быть интересны исследователям и в читальном зале архива.

· Что не все личные дела в нашем городе передаются на постоянное хранение.

Технически продажа не поступивших на постоянное хранение дел может быть реализована по-разному. Например, вовсе необязательно возлагать функцию продажи подлежащих уничтожению архивных документов на архивы. Эти функции вполне эффективно могут быть выполнены специально созданными для отчуждения государственного и муниципального имущества организациями. Среди прочего, к таковым относятся КУГИ СПБ и Фонд имущества СПб.

Естественно также, что речь не идёт о возложении на архивистов обязанности искать родственников тех лиц, дела на которых хранятся в архиве. Речь идёт о праве этих лиц подать в архив заявление о готовности принять документы в случае их утилизации.

В этих предложениях руководствуемся простым принципом: сохранённый в частной собственности архивный документ лучше, чем уничтоженный.

4. Предварительное сканирование (создание электронных аналогов) ряда подлежащих уничтожению документов после истечения сроков их временного хранения.

Данное предложение основано на подходе одного из основателей архивного дела России выдающегося русского архивиста и государственного деятеля Н.В.Калачова: «Лучше лишних сто дел хранить, чем уничтожить десять нужных» [1]. Непозволительно, имея в 21 веке технические возможности хотя бы на электронных носителях сохранять архивные фонды для потомков, не пользоваться этой возможностью.

В первую очередь, речь идёт о фондах по личному составу на случай непринятия предложения, указанного в разделе № 1, о передаче документов по личному составу на постоянное хранение. Однако, возможно, следует сохранять в электронной форме и другие имеющие историческую ценность, но подлежащие лишь временному хранению документы (те же упомянутые материалы судебных дел, помимо сохраняемых судебных актов).

Примечание: речь идёт как о документах, сданных в госархивы (например, ЦГАДЛС СПБ), так и находящихся на ведомственном хранении в организациях. Для истории страны они равно важны. Места их хранения не влияет на их историческую значимость и на необходимость принятия мер на уровне Архивного комитета для их сохранения для потомков.

5. Нормативные меры по единообразному ТОЛКОВАНИЮ перечня сведений, которые относятся к личной тайне

На федеральном уровне, к сожалению, не дано чётких объяснений, какие сведения могут быть отнесены к личной тайне, а какие нет. В результате страдают и архивисты, и исследователи. Первые находятся в состоянии неопределённости: какие дела можно выдавать, а какие нет. Вторые порой не получают доступа к делам без правовых на то оснований. Как результат — разные решения в сходных случаях принимают не только разные архивы, но и разные архивисты в ОДНОМ архиве.

Предложения в связи с этим:

1. Выработать (детализировать) понятие личной (семейной и пр.) тайны и предложить Росархиву инициировать изменение федеральной нормативной базы, куда включить данную детализацию.

2. До решений Росархива — дать на уровне С-Петербурга нормативное толкование этого понятия для единообразного его применения всеми архивами.

3. На делах, содержащих личную тайну (в соответствии с выработанными критериями) ставить соответствующий штамп с указанием листов, где данные материалы находятся в деле, с целью исключения неправомерного к ним доступа.

По сути понятия «личная тайна». К таковой могут быть отнесены данные о здоровье, интимной жизни, мерах безопасности, имущественном положении граждан (возможно, что-то иное). Необходим запрет подведения иных сведений под понятие «личной тайны», в частности, не относить к «личной и семейной тайне» стандартные биографические данные, сведения о репрессии лица (в том числе о правомерных репрессиях — об уголовной, административной ответственности) или о его участии в репрессиях, сведения о нарушениях со стороны лица, о наложенных на него взысканиях.

Отдельно указать, что открытые судебные акты (в т.ч. приговоры) как документы публичные, не могут быть отнесены к личной тайне, даже если речь об обвинительном приговоре. Исключения — лишь для закрытых по решению самого суда судебных актах (по делам о разводах, преступлениях сексуального характера, нерассекреченные дела с гостайной и пр.)

Цель введения понятия «личной тайны» — защита интересов гражданина. Это означает, что после его кончины субъект государственной защиты, по общему правилу, исчезает. Таким образом, целесообразно нормативно ввести ограничение действия периода личной тайны сроком жизни человека, за исключением случаев, прямо указанных в законе.

Установить, что в случаях, когда в документах содержатся сведения, составляющие личную и семейную тайну, это не может быть основанием для их невыдачи учёным, которые допускаются к этим данным при условии подписки о неупоминании фамилий лиц при публикации сведений из документов (такая практика существует в РГАСПИ, в ЦА ФСБ). Ввести законодательную ответственность за нарушение взятых обязательств.

Также можно на уровне архивов Санкт-Петербурга использовать практику ЦА ФСБ — закрытие личных идентифицирующих данных (имя человека, его адреса) в документе (полосками бумаги), содержащем информацию о его личной тайне.

6. Разрешение исследователям своей техникой фотографировать материалы СПб архивов.

В ряде архивов Западной Европы, а также в некоторых архивах Беларуси исследователям разрешено своей техникой бесплатно фотографировать исследуемые документы. Такую практику следует ввести в С-Петербурге, закрепив её на нормативном уровне (Закон СПб «Об архивном деле в СПб»).

Обоснование:

a) Это будет способствовать решению проблемы перегруженности ряда читальных залов архивов. Откопировать дело на порядок быстрее, чем переписывать его материалы.

b) Такой подход будет соответствовать задаче архивов не только сохранять фонды, но и быстрее и интенсивнее вовлекать их в научный оборот, просвещать с их помощью общество. Не следует искусственно ограничивать эту важную цель существования архивов не всегда блестящими финансовыми возможностями исследователей.

Плату с исследователей целесообразно брать собственно за услуги архивов, т. е. за работу сотрудников архива по:

· Поиску сведений.

· По копированию документов техникой архива.

Утверждённые некоторыми архивами прейскуранты на копирование найденных исследователями документов (более 300 рублей за лист) показывают, что архивы, возможно, не до конца понимают указные выше цели и факторы. Пытаться заработать на простом копировании архивных материалов - это то же самое, что брать налог с археологов за сделанные ими находки, которые пойдут в музей.

7. Создание региональных открытых электронных баз данных по типу ОБД «Меморил» и «Подвиг народа».

С целью популяризации архивного дела, с целью просвещения граждан в области истории и культуры, особенно в части данных о том, что пришлось пережить их предкам в прошлом, целесообразно создать на базе архивных фондов СПб архивные базы данных со свободным доступом через Интернет (по образцу http://www.obd-memorial.ru/html/index.html и http://www.podvignaroda.ru/).

В частности, можно создать следующие региональные базы данных с образами документов:

A. Электронная блокадная книга, состоящая из следующих разделов:

· Жертвы блокады (по данным ЦГА СПб, в т. ч. фонд 8557, и ЗАГСов СПб).

· Эвакуация из Ленинграда (ф. 330 ЦГА СПБ).

· Реэвакуация в Ленинград (ф. 327 ЦГА СПб).

· Фотообразы блокады (по материалам ЦГАКФФД СПб).

B. Электронный мартиролог Ленинграда — документы ЦГА СПБ и ЦГАИПД СПБ по коммунистическому террору против советского народа (в т.ч. т.н. «репрессии») - данные не только об осуждённых по политическим причинам, но любые данные о внимании (слежке) со сторон советских правоохранительных органов к гражданам по этим причинам. Эти данные массово содержаться не только в закрытых для публики архивных подразделениях ФСБ и МВД, но и в открытых фондах петербургских архивов, в т. ч. в переписке гражданских органов власти с ОГПУ-НКВД, прокуратурой, судами, например, в фонде 24 ЦГАИПД СПб, в фондах райкомов партии того же архива. Существующая сегодня база данных Общества «Мемориал» (http://lists.memo.ru/) неполна и не имеет сканов документов.

8. Критерии оценки работы архивов.

В каждой отрасли должны быть свои специфические критерии оценки деятельности. В предпринимательстве — это прибыль. В архивах одним из критерием оценки работы архива, или по меньшей мере, отдельных его подразделений, может быть:

· Количество выявленных (из искомых) документов;

· Количество документов, вовлеченных, в том числе исследователями, в научный оборот (публикации в научных изданиях).

· Количество документов этого архива, вовлеченных, в том числе исследователями, в общественное использование (от публицистических публикаций до размещения в Интернете).

Только наличие подобного рода критериев подтолкнёт архивистов к тому, чтобы не создавать искусственных (либо не совсем обоснованных) препятствий к работе исследователей с материалами архива: от запрета на фотографирование, от ограниченного количества дел при единовременной выдаче до цены ксерокопирования 1 листа в 360 рублей и до надуманных оснований для отказа в предоставлении дела со ссылкой на «личную тайну».

Проще говоря, каждый архивист должен быть заинтересован (в том числе материально) в положительных результатах работы исследователя.

9. Сохранение ценных документов, находящихся на руках у граждан.

У граждан хранится в семейных архивах большое количество документов, истинную ценность которых для науки, для будущих поколений они не представляют. В результате нередко такие документы выбрасываются и, таким образом, утрачиваются для следующих поколений. При этом порой граждане не имеют сведений, что архивы Петербурга могли бы быть заинтересованы в приёме этих документов на хранение.

В лучшем случае, некоторые из этих документов будут сданы в антикварные магазины и в итоге могут потеряться (не будут доступны для общества) в частных коллекциях.

Предлагается в СМИ Санкт-Петербурга (в т.ч. на сайтах архивов) постоянно давать информацию о (безвозмездном) приёме от граждан документов из семейных архивов и коллекций. Вести в каждом архиве Книгу благотворителей, в которую вносить жертвователей документов.

Критерием оценки работы архива сделать также количество принятых от граждан документов (коллекций).

Побочный эффект от такой меры (помимо сохранения исторических документов) - информирование граждан о пользе, которую несут архивы обществу.

---

[1] Цитата по: Хорхординой Т.И. Российские архивы и общество в революциях начала 20 века//Труды по россиеведению. Сборник трудов. Выпуск 1. М., 2009. С. 278.

http://vozvr.ru/tabid/248/ArticleId/2478/arkhivnoe-delo-rossii-led-tronulsya.aspx ;